5 apps para ser más productivo

Seguro eres de los emprendedores que está ocupado “todo el tiempo”. Por eso, toma nota de estas aplicaciones con las que podrás desde organizar tus actividades del día, hasta compartir archivos con tu equipo de trabajo y administrar tu presencia en redes sociales. No importa que te encuentres de viaje o en medio del tráfico, ya que puedes utilizarlas con tu dispositivo móvil (smartphone o tablet).

  1. 30/30. ¿Conoces la regla 30/30? Si tienes dificultades para completar una tarea difícil, dale toda tu atención por 30 minutos y después descansa otros 30 para relajarte y reordenar tus pensamientos. Esta app funciona bajo este principio para mejorar tu productividad, organizar tus actividades diarias y el tiempo que debes dedicarle a cada una para lograr tus objetivos. Ideal para: escribir contenido o documentos, responder a correos o apegarte a tu calendario.
  2. Buffer. Esta aplicación te permite manejar, de manera sencilla, todas tus cuentas en redes sociales desde su interfaz. Así, puedes compartir noticias y links en Twitter, Facebook, LinkedIn o Google+ en tiempo real o programar tuits y retuits. También ofrece estadísticas de tus cuentas. Ideal para: manejar fácilmente tus perfiles sociales a través de una sola plataforma.
  3. Dropbox. Sin duda, la herramienta más efectiva para trabajar en colaboración y compartir archivos, ya sea sentado frente a tu computadora de escritorio o mientras esperas en tu automóvil a salir de un embotellamiento. Es gratis o por suscripción. Ideal para: manejar toda tu información en equipo. Igualmente, funciona para tener un registro de los archivos y quién accede a ellos.
  4. Mention. Una alternativa a Google Alerts. Mention es una aplicación que se asegura de que nunca se te pase una interacción en redes sociales. Rastrea keywords y te notifica de inmediato para que puedas contestar a tus clientes en tiempo real, así como interactuar con otros usuarios o analizar tu presencia en línea. Es gratis para una sola alerta. Ideal para: tener un panorama general de quién está hablando de ti, de tus productos o temas de interés.
  5. Toggl Timer. Si deseamos optimizar nuestros días, es importante aprender a medir cuánto tiempo nos lleva cada proyecto o reunión y tener la capacidad de asignar y cumplir horarios preestablecidos. Aunque en la teoría parezca simple, llevar esto a la práctica es realmente complicado. Por ello, probar la aplicación Toggl Timer puede brindarnos esa estructura que personalmente no podemos garantizar. Esta app permite tener un seguimiento del tiempo dedicado a cada tema y en función de eso, proyectar la productividad.

Por Ann Handley

5 consejos para formar equipos efectivos

La formación de equipos de trabajo dentro de una empresa es un asunto crítico y muy relevante, pero lo es aún más para las pequeñas y medianas compañías que en esta modalidad de trabajo encuentran una gran ventaja competitiva. Y es que trabajar en equipo puede potenciar exponencialmente los límites de productividad y eficiencia de cada individuo que colabora para un fin común.

Los beneficios de los equipos efectivos son claros: avanzan con sus tareas mucho más rápido y permiten que la empresa resista tiempos difíciles de una forma más eficiente. La pregunta es ¿cómo conformar un equipo de trabajo altamente eficaz?, ¿cuáles son las reglas para trabajar en equipo? Te damos algunos consejos que te ayudarán a lograrlo:

  1. Liderazgo efectivo. Los equipos de trabajo sobresalientes tienen una clara dirección de su líder, por ello, resulta primordial encontrar a aquella persona que sea capaz de sacar lo mejor de cada individuo y del equipo en su conjunto, y que logre poner un ambiente amigable y motivante para que las ideas fluyan. De acuerdo con una encuesta realizada por OCCMundial, 60% de los profesionistas mexicanos valora el liderazgo como el principal atributo de sus superiores.
  2. Estructura y límites. Es importante fijar el tamaño y los límites del equipo, establecer sus procedimientos y especificar las normas de conducta que se seguirán. En una Pyme el equipo podría estar conformado de cuatro a seis miembros, ya que en un grupo compacto la comunicación entre sus integrantes fluye fácilmente y se puede aprovechar en mayor medida el potencial de cada uno.
  3. Definición de objetivos y roles. Es básico identificar claramente las necesidades y los roles a cubrir, así como los objetivos que se esperan de cada uno de estos papeles. Los objetivos deben ser reales y no demasiado ambiciosos, ya que si se incumplen se estaría frustrando el espíritu del equipo.
  4. Selección de integrantes. Para seleccionar a las personas con las aptitudes más adecuadas para conformar el equipo, se deben identificar primero cuáles son las competencias requeridas para desempeñar satisfactoriamente los roles que se definieron. Ten en cuenta que cada persona tiene talentos y habilidades que, si son bien canalizados, potenciarán el trabajo del grupo. A la hora de integrar nuestro equipo hay que elegir, en la medida de lo posible, a los miembros que sean diferentes entre sí, pero que haya compatibilidad.
  5. Establecer una visión común y generar compromisos. Un equipo que comparte una visión, se enfoca y genera confianza, sabe hacia dónde se dirige y por qué debe llegar ahí. Por otro lado, la mayor parte de las personas comprometidas cumplen lo acordado y se esfuerzan por lograrlo, no es así con las personas presionadas, éstas actúan con miedo al fracaso.

Resulta muy provechoso que una vez que el equipo se ponga en marcha, se organicen reuniones periódicas para conocer avances y experiencias de cada uno de los integrantes, éstas, además de evaluar la eficacia del grupo, ayudarán a detectar posibles “focos rojos”. También resulta muy útil implementar sesiones de “lluvia de ideas”, éstas no sólo sirven para que el equipo se integre mejor y se potencie, sino que de ahí pueden surgir muy buenos planes de negocios.

Ante las grandes corporaciones, es posible que las Pymes no puedan competir por volúmen de producción, pero sí por calidad de sus productos o servicios y su innovación. Ante este escenario el trabajo en equipo parece ser la mejor estrategia para destacarse en un entorno de negocios cambiante y por demás competido.

Por OCCMundial

10 lecciones para formar un equipo

¿La construcción de los equipos es un arte o una ciencia? Cuando se trata de armar, motivar y mantener a un grupo de personas contento para que puedan trabajar bien, la respuesta es que es un poco de los dos. No se puede subestimar lo importante que es un gran equipo para el éxito de la empresa. La calidad del trabajo que hagas nunca excederá la calidad del equipo.

Para el disgusto de varios emprendedores y gerentes, la construcción de un equipo a veces resulta muy complicada, hay muchas cosas que deben moverse y estar en el lugar correcto para que suceda algo mágico.
Afortunadamente, la investigación académica en la cultura de equipo y las dinámicas de grupo nos dan un poco de luz en cuanto a crear y motivar al equipo perfecto. Hoy veremos los 10 mejores estudios y su importancia para asegurarte el éxito de tus empleados.

  1. Los ejercicios de construcción de equipo pueden ayudar. Juntar a un gran equipo y este tipo de ejercicios es visto de diferentes formas. La formación de equipos es uno de esos temas de negocios que hartan. La primera cosa que nos viene a la mente es que esas actividades superficiales obligan a las personas a estar juntas, con todos los participantes odiando el proceso y esperando que termine. El “secreto” para hacer esto es actuar lo más normal posible y evitar que las situaciones se sientan invasivas, extrañas o forzadas. No juntes a tu equipo y le pidas a todos que compartan su miedo más grande, mucha gente involucrada no apreciará mezclar su vida profesional y personal.
  2. Las cinco mejores actividades para formar equipos. Debido a la mala reputación de esto, tal vez no te sorprenda leer la investigación de Citrix, la cual mostró que el 31 por ciento de los trabajadores dicen que no quieren este tipo de actividades. Esa asociación negativa es una pena, ya que un equipo conectado es uno motivado. Casi todos los empleados que reportaron haberse sentido valorados se sintieron motivados para hacer su mejor trabajo. Existen distintas maneras de burlar esta mentalidad y cumplir las metas de proveer grandes experiencias para los compañeros de trabajo. David Ballard, jefe del departamento de psicología, compartió cinco actividades de formación de equipos que han resultado exitosas: 1. Voluntariado. Las mejores actividades son en las que el equipo entero se siente orgulloso de participar. La investigación establece que ayudar a los otros te hará sentir que tienes más tiempo en tus manos.  2. Actividades físicas. Los deportes son una buena actividad que permite a los empleados trabajar juntos para hacer ejercicio. Pero Ballard dice que hacer un deporte que al CEO le gusta puede provocar que esto se sienta como una obligación. Elige el deporte con cuidado: actividades que puedan lastimar a alguien no son tan efectivas como otras opciones.  3. Excursiones. Viajes casuales y simples como visitar el parque, el museo o ir a un juego de baseball puede ser muy bueno para tu equipo.  4. Actividades de desarrollo profesional. Los talleres de calidad le dan a los equipos la oportunidad de quedarse hasta tarde y desarrollar relaciones profesionales en nuevos escenarios, todo sin el estigma de hacerlo solo. 5. Comidas compartidas. Comer con regularidad con tu equipo permite que la conversación casual surja en un ambiente casual, además permitirá que los compañeros se conozcan.
  3. Los grandes equipos necesitan comunicación no laboral. Un estudio de MIT muestra que cuando se trata de predecir el éxito de un gran equipo, el elemento más importante es qué tan bien el equipo se comunica en juntas informales. Con gran consistencia, los datos confirmaron que la comunicación juega un papel importante al formar equipos laborales. Esto no quiere decir que los miembros del equipo tengan que ser mejores amigos, pero los gerentes deben reconocer que es importante crear un equipo en el que se cuiden los unos los otros.
  4. Los trabajadores estrella son dependientes de su equipo. El trabajador que parece tener un talento natural, puede depender más de tu equipo de lo que crees. Un estudio de Harvard publicado en 2006 reveló que la actuación general de los cirujanos de corazón mejoró con el tiempo cuando fueron capaces de trabajar consistentemente con su equipo usual en el primer hospital en el que lo hicieron. Cuando los cirujanos cubrían a otros doctores, los investigadores se dieron cuenta que este mejoramiento medido no era el mismo que en los hospitales usuales con gente extraña. Aunque estos cirujanos estaban acostumbrados al hospital, no se entendían tan bien con los equipos.
  5. Los equipos remotos pueden superar a los equipos locales. El anuncio reciente de Yahoo! de que su programa de trabajo remoto terminaría provocó una gran discusión. Esto muestra que no toda empresa debe quitar la práctica todavía. Un estudio del 2009 de la Escuela de Administración de MIT dice que los equipos virtuales trabajando para empresas de software seguirían superando a los equipos presenciales, mientras tuvieran todos los sistemas en su lugar. ¿Cuáles son estos sistemas? Según este estudio del MIT son aquellos procesos que pueden ser clasificados en dos: tareas relacionadas, incluyendo aquellas que los ayudan a asegurarse que cada miembro está contribuyendo y lo socio-emocional, incluyendo a aquellos que aumentan la cohesión del grupo.
  6. La lluvia de ideas personal no es la mejor opción para los equipos. Los grandes equipos son denotados por su habilidad de ofrecer soluciones estelares para un problema. El inconveniente es que estudio tras estudio ha mostrado que la lluvia de ideas en grupo es generalmente un fracaso cuando se trata de generar las ideas más novedosas. Aquí hay algunas razones por las que la lluvia de ideas en grupo puede fallar: 1. Holgazanería social. Los estudios bajo este concepto muestran que los creativos en las lluvias de ideas no se expresan por completo porque sienten que los otros puedan tomar las riendas.  2. Bloqueo de producción. En una sesión de ideas, el resto del grupo debe esperar mientras el compañero da la solución. Esto ha provocado que algunas personas eviten hablar cuando sientan que se habla de más.  3. Evalúa la aprensión. Como era de esperarse, los contribuyentes de estos grupos creen que sus ideas serán juzgadas. Los investigadores han descubierto que esto puede llegar a prevenir que la gente comparta. La lluvia de ideas es importante en los equipos, las investigaciones muestran que hace que los empleados se involucren en los proyectos que trabajan. Cuando las personas sienten que han contribuido, tienden a estar más involucradas en hacer del proyecto un éxito. ¿Cuál es la solución? De acuerdo a esta investigación, la respuesta es hacer una lluvia de ideas online conocida como ideas electrónicas. Esta práctica consiste en tener una sesión a través de un programa de plática que elude muchos de los problemas. Las siguientes reglas también son recomendadas: – No critiques – Enfócate en la cantidad – Combina y mejora las ideas producidas por los otros.
  7. Los grandes equipos se benefician de tener un pensador analítico. Cuando se trata de juntar a un gran equipo, un estudio de la Universidad de Carnegie Mellon sugiere que tener este tipo de pensador es obligatorio para balancear a los estrategas de las grandes cosas. ¿Cómo se define un pensador analítico? El estudio describe a esta persona como alguien que pone mucha atención al enfoque del proceso, lo cual es el arte de identificar y enfocarse en los subtemas necesarios para alcanzar las metas. En otras palabras, esta persona orientada por los detalles suda por las cosas pequeñas, es un gran complemento a los grandes pensadores que se concentran en la ejecución de la estrategia global. La clave es educar a los miembros del equipo para apreciar el proceso creativo, lo que puede ayudar a negociar las riñas potenciales. Cuando el equipo entero comprende la naturaleza en los detalles, este pensador analítico puede prosperar sin estar en desacuerdo con los que planean la estrategia.
  8. Formar “micro culturas” puede ser malo para los equipos. La investigación muestra que es común que un lazo se forme entre empleados que comparten las similitudes basados en su identidad social y en el departamento en el que trabajan. En un estudio psicológico a cargo de la investigadora Doris Fay, se dieron cuenta de que los equipos multidisciplinarios producían innovaciones de buena calidad y que estos era mejores que los equipos uniformes. Este aumento en el rendimiento seguiría siendo consistente si no había un problema en los equipos, como la fracturación en subgrupos más pequeños. Los líderes de equipos necesitan asegurarse de que cada miembro se sienta comprometido con la cusa unificada y que todos en el grupo tengan una voz.
  9. Los equipos necesitan “sensibilidad social”. Para que un equipo cumpla sus retos, es esencial que sus miembros tengan una característica de sensibilidad social. Investigaciones recientes en este tema muestran que es importante que los compañeros tengan la habilidad de leer estados emocionales para la determinación del éxito del equipo. Detectar el momento en el que los compañeros de trabajo están frustrados, ocupados, confundidos o avergonzados, ha probado que es útil en esta cohesión con el equipo. Las cosas pequeñas, como ser capaz de tomar turnos cuando hablen, pueden llegar lejos al aumentar la sensibilidad social entre equipos. Tal vez no te sorprenda oír que las mujeres están más en sintonía con esto que los hombres. Esto es por lo que la investigación adicional sugiere que los equipos que tienen al menos una mujer, les irá mejor que los que sólo tienen hombres. De cualquier forma esta es una característica importante para establecer una cultura empresarial.
  10. Los mejores equipos tienen introvertidos y extrovertidos. “Si juzgas a un pez por su habilidad de subir un árbol, creerá toda su vida que es estúpido” Albert Einstein. Muchas empresas motivan a sus empleados a abrirse y ser más extrovertidos. Ten cuidado con esta mentalidad, aunque los tímidos no tiendan a hacer una buena primera impresión como los otros, han probado ser miembros clave para los equipos. La investigación muestra que aunque los introvertidos “comienzan con un status bajo”, con el tiempo se volverán más seguros.

Por Gregory Ciotti

Desafíos para el liderazgo Y

Los años pasan. Los Y dejaron de ser los profesionales del futuro para convertirse en líderes del presente. Consecuentemente, las empresas desarrollan estilos de conducción basados en nuevos paradigmas de trabajo.

¿Cuáles son los principales cambios que propone esta tendencia?

Adiós a la clásica oficina: los formatos de trabajo se han vuelto mucho más flexibles. La productividad se mide por objetivos; el teletrabajo gana terreno; la tercerización es la apuesta de las organizaciones para reducir costos fijos. En este contexto, el liderazgo Y se caracteriza por ser situacional, es decir, requiere flexibilidad para los cambios.

  1. Liderazgo horizontal: adquieren más poder y autonomía los grupos, mediante el reemplazo de equipos de competencia por otros de colaboración y participación. Esto se asocia con la idea del trabajo asociado al placer y la diversión, además de una sincera aceptación de la diversidad. Estos sellos distintivos de la Generación Y.
  2. Bendita tecnología: el espacio virtual es en buena medida el mundo social de una generación que creció con Internet. La gestión de grandes comunidades online (el auge del Community Management es un claro ejemplo) y el liderazgo de equipos virtuales son las tendencias que seguirán creciendo en el futuro.
  3. Talentos fugaces: mientras que en el pasado era común ver como un profesional desarrollaba una carrera de largo plazo en una empresa, los jóvenes Y apuestan por la rotación para sumar distintas experiencias. Las organizaciones deben encontrar nuevas formulas para retener a los talentos durante un largo tiempo dentro de sus estructuras.
  4. Inclusión laboral: la transición deberá contemplar la inclusión de las generaciones que no son impulsoras del nuevo modelo. En este sentido, podemos mencionar el ejemplo de Francia: por iniciativa del gobierno nacional, las empresas que contraten a un joven de menos de 30 años y mantengan a un trabajador mayor de 55 no pagarán los aportes sociales durante un lustro. El veterano dedicará entre un cuarto y un tercio de su tiempo a formar al joven. La medida apunta a luchar contra el desempleo en las dos franjas generacionales más críticas: los más jóvenes y los más experimentados. Una buena medida que puede servir como referencia en la integración generacional.
  5. El justo equilibrio: según un relevamiento realizado el año pasado por nuestra consultora entre alrededor de 400 profesionales, en su mayoría de Generación Y, el 54% de los encuestados destacó al equilibrio entre la vida personal y profesional como el aspecto más importante de su trabajo. Solo el 11% eligió a la remuneración económica como prioridad principal. Esto muestra la importancia de fomentar el balance entre la vida laboral y personal desde la conducción de las empresas.

Por Diego Kirschenbaum